Allgemeines zu docbox®

Planung mit docbox®

Der erste Einstieg in docbox®

Tipps zur Eingabe der Abwesenheiten und Präferenzen

Die Dienstplanbörse

docbox® und Sicherheit

Technische Fragen

Werbung auf docbox® - warum?

Allgemeines zu docbox®

Muss ich für den Gebrauch von docbox® eine Software installieren?
Nein. docbox® funktioniert über Ihren Browser. Sie brauchen nur einen Internetanschluss sowie ein Passwort und einen Benutzernamen, die Ihnen bei Vertragsabschluss mitgeteilt werden. Die docbox®-Applikation ist zentral abgespeichert, so dass bei Ihnen und Ihren Kollegen lästige Softwareinstallation und Wartung entfallen. Auch um Back-Ups und Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern.

Müssen alle Ärzte meines Bereitschaftsdienstkreises über einen Internetanschluss verfügen?
Nein. Teilnehmer ohne Internetzugang können trotzdem mit docbox® verwaltet und geplant werden. docbox® ermöglicht es, dass Ihr Dienstplaner Abwesenheiten und Präferenzen von Teilnehmern manuell eingeben kann und generiert automatisch deren Dienstpläne auf Papier. So ist eine schnelle Planung immer noch möglich.

Wegen unseres komplexen Umfeldes - zum Beispiel mehr als 100 Teilnehmer, spezielle Kommunikationsbedürfnisse usw. - benötigen wir weitere Unterstützung. Bietet Pro Preventa GmbH diese an?
Ja. Haben Sie spezielle Anforderungen bei der Einführung von docbox®, sind wir für Sie da: Die Kommunikation mit Ihren Ärzten, spezielle Schulung, Datentransfer, Second Level Support, Publikation der Dienstplandaten auf Ihrer Internetseite und Beratung für die Verbesserung der Geschäftsprozesse Ihrer Dienstkreise gehören zu unserem Service.

Planung mit docbox®

Wie plant docbox®?
Am Anfang des Prozesses müssen alle Ärzte ihre Abwesenheiten und Präferenzen über das Internet eingeben. Zusammen mit den von Ihnen einmal definierten Planungsparametern rechnet nun ein Algorithmus den optimalen Dienstplan aus. Sie als Dienstplaner haben immer noch die Möglichkeit, diesen anschließend manuell zu verändern.

Kann docbox® an unsere Planungseigenheiten angepasst werden?
docbox® erlaubt es, viele Parameter einfach anzupassen: Planungshorizont, Blöcke, Start-/Endzeit, Feiertag, Teil-/Überpensum, Präferenzen und manuelle Eingriffe sind die wichtigsten.

Wie ist sichergestellt, dass alle Teilnehmer eine faire Anzahl Diensttage leisten?
docbox® verteilt die Wochentage, Feiertage und Wochenenden über die Dienstplanperiode gleichmäßig an die Dienst leistenden Ärzte und berücksichtigt dabei Präferenzen. Der Dienstplaner entscheidet über die Gewichtung von Verteilung und Präferenzen gemäß der Planungsart der Bereitschaftsdienstkreise. Auch früher abgegebene und übernommene Dienste werden berücksichtigt. Aus diesen Informationen (und den grundsätzlichen Planungsparametern) wird der Dienstplan berechnet, der gewährleistet, dass die Planungsparameter fair berücksichtigt werden.

Ich möchte gerne meinen Dienstplan ausdrucken - kann ich das?
Ja. docbox® bietet die Möglichkeit, Ihren persönlichen Dienstplan und den ganzen Dienstplan aller Teilnehmer auszudrucken. Der Dienstplaner hat zusätzlich die Möglichkeit, den Dienstplan als Excel-Datei zu generieren. Ferner kann er Listen von Teilnehmern, einzelne Dienstpläne von Teilnehmern ohne Internetanschluss und vieles mehr ausdrucken.

Können andere Bereitschaftsdienstkreise, die mit docbox® planen, unseren Dienstplan in docbox sehen?
Nein. Nur Ärzte, die Ihrem Dienstkreis angehören, können den Plan sehen.

Wer sieht meine Personaldaten (Name, Adresse der Praxis, Privatadresse, Handynummer, E-Mail usw.)?
Ihre Personaldaten der Praxis (mit Ihrem Namen) können von allen docbox®-Teilnehmer eingesehen werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Ihre E-Mail, Faxnummer der Praxis und Handynummer nicht zu veröffentlichen. Ihre Privatadresse, sofern eingegeben, ist nur für den Dienstplaner ersichtlich.

Unser Bereitschaftsdienstkreis möchte gerne den aktuell Dienst habenden Arzt aus docbox® auf unserer Internetseite veröffentlichen. Ist das möglich?
Ja. Wir beraten Sie gerne über die Möglichkeiten der Weiterverwendung Ihrer Daten aus docbox®.

Der erste Einstieg in docbox®

Warum ist docbox® passwortgeschützt?
docbox® gewährleistet damit, dass Ihre streng vertraulichen Personal- und Planungsdaten für die Öffentlichkeit unzugänglich sind.

Trotz mehrfacher Versuche erkennt docbox® mein Passwort, das ich mit dem Passwortbrief erhalten habe, nicht. Was muss ich tun?
Bitte beachten Sie Groß- und Kleinschreibung, denn docbox® ist "case-sensitive". Haben Sie schon einige Versuche hinter sich, wird der Zugang zu docbox® für drei Minuten blockiert, bevor neue Eingaben gemacht werden können. Auf dem Login Screen erscheint bei falscher Passworteingabe ein Link "Passwort vergessen?". Klicken Sie auf diesen Link und fordern Sie ein neues Passwort an, das Ihnen auf Ihr im Personalblatt hinterlegten E-Mail-Konto geschickt wird.

Beim ersten Einstieg erscheinen Datenschutz- und Passwortbestimmungen, denen ich durch Akzeptieren meines eigenen Passworts zustimme. Welchen Sinn haben diese Bestimmungen?
Die Akzeptanz der Datenschutzbestimmungen stellt sicher, dass mit den in docbox® verarbeiteten Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen umgegangen wird. Weiterhin erklärt der Benutzer damit, dass er sich seiner Pflichten bei der Benutzung von docbox® bewusst ist.

Was ist der Sinn von "Opt-In Daten" unter "Präferenzen" im Personalblatt?
docbox® publiziert Ihren Namen und die Adresse der Praxis im "Who-is-who" von docbox®, das allen Teilnehmern zugänglich ist. Wollen Sie, dass die anderen Teilnehmer zusätzlich noch Ihre Faxnummer, Ihre Handynummer und Ihre E-Mail-Adresse sehen können, klicken Sie auf "Opt-In Daten".

Tipps zur Eingabe der Abwesenheiten und Präferenzen

Weder Abwesenheiten (kein Bereitschaftsdienst) noch Präferenzen eingetragen, bedeutet:
"Ich kann an diesem Tag Dienst leisten"

Abwesenheiten (kein Bereitschaftsdienst) eingetragen, bedeutet:
"Ich kann an diesem Tag keinen Dienst leisten"

Präferenzen eingetragen, bedeutet:
"Ich möchte gerne an diesem Tag Dienst leisten"

 Was passiert bei der Eingabe von "kein Bereitschaftsdienst"?
Wenn Sie eine Abwesenheit an einem Datum eingeben, ist sichergestellt, dass Sie keinen Dienst zugeteilt erhalten, der am entsprechenden Tag beginnt.
Die Abwesenheiten sind auf dem Bereitschaftsdienstplan für Ihre Kollegen ersichtlich.

Wieviele "kein Bereitschaftsdienst"-Optionen kann man eingeben?
Um sicherzustellen, dass ein gerechter Plan erstellt werden kann, ist die Anzahl der möglichen Abwesenheiten begrenzt. Innerhalb eines halben Jahres- 3 Monate vor und 3 Monate nach der eingegebenen Abwesenheit- ist die Anzahl auf 75 Prozent beschränkt, das sind 135 von 180 Tagen.

Was passiert bei der Eingabe von Präferenzen?
Mit der Eingabe einer Präferenz teilen Sie docbox® mit, wann Sie Ihren Dienst am liebsten leisten würden. Bei der Berechnung des Dienstplanes versucht docbox®, möglichst viele Präferenzen zu erfüllen.

Was bedeuten die drei Prioritätsstufen bei den Präferenzen?
Sie können Ihren Präferenzen drei Prioritätsstufen zuordnen. Geben Sie den Tagen mit Ihrer höchsten Präferenz die Prioritätsstufe 1, weniger starken Präferenzen entsprechend Prioritätsstufe 2 und 3.

Wichtig: Sie können, müssen aber nicht verschiedene Prioritätsstufen eingeben. Geben Sie Ihren Präferenzen zum Beispiel nur die Priorität 1, gewichtet docbox® Ihre Präferenzen alle gleich.

Ich möchte zwei Tage nacheinander Dienst leisten, was muss ich eingeben?
Bei der Eingabe der Präferenzen wählen Sie die Präferenzart "Doppelblock" für die entsprechenden Daten. Das System wird Ihnen dann nur beide oder, je nach Dienstverteilung, keinen der beiden Tage zuweisen. Die grundsätzliche Regel, zwei Präferenzen der Prioritätsstufe 1 nacheinander einzugeben, gilt in diesem Fall nicht mehr.

Kann es sein, dass ich auch an einem Tag, an dem ich keine Präferenzen eingegeben habe, eingeplant werde?
docbox® teilt Ihnen, wann immer möglich, Dienste an Ihren ?Präferenztagen? zu. Je nach Konstellation der Präferenzen und Abwesenheiten kann es aber vorkommen, dass docbox® Ihnen einen Dienst an einem Tag ohne Präferenzen zuteilen muss. Sie haben aber immer noch die Möglichkeit, diesen Dienst über die
Dienstplanbörse als ?Abgeben? zu markieren und so einen Ersatz zu finden.

Was geschieht, wenn ich keine Präferenzen eingebe?
Wenn Sie keine Präferenzen eingeben, erhalten Sie Ihren Dienst an irgendeinem Tag (mit Ausnahme Ihrer Abwesenheiten) zugeteilt.

Kann ich wiederkehrende Präferenzen in docbox® eingeben?
Ja. Wenn Sie zum Beispiel am liebsten nur am Mittwoch Dienst leisten, können Sie in den Präferenzen jeden Mittwoch der jeweiligen Planungsperiode anwählen. Das System teilt Ihnen dann, wann immer möglich, die Mittwochsdienste zu.

Kann ich Abwesenheiten auch außerhalb der aktuellen Dienstplanperiode eingeben?
Ja. Abwesenheiten können für alle zukünftigen Daten eingegeben werden. Präferenzen hingegen können Sie nur für die jeweilige Dienstperiode eingeben.

Ich will verhindern, dass ich gleich nach meinem Praxiskollegen Dienst leisten muss. Was muss ich tun?
Ihr Dienstkollege kann Ihnen die Liste seiner Präferenzen zukommen lassen. Sie können dann den Tag nach dessen Präferenztagen mittels Abwesenheiten blockieren. So ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass Ihre Praxis an zwei aufeinanderfolgenden Tagen eingeplant wird. Eine andere Möglichkeit ist der Tausch von Diensten in der Dienstplanbörse.

Wie funktioniert die Dienstplanbörse?
Betrachten wir folgendes Beispiel: Sie sind am Dienstag, dem 22. August, geplant, und können aber an diesem Tag doch nicht Dienst leisten. In docbox® haben Sie die Möglichkeit, diesen Dienst als "Abgeben" zu markieren. Klicken Sie im Feld "Dienstplan"/ "Dienstplanbörse" auf den grünen Punkt des Tages und wählen Sie "Abgeben". Falls Sie nur einen Teil des Tages abgeben möchten, geben Sie die gewünschte Zeit ein. Nachdem Sie "Abgeben" angewählt haben, wechselt der grüne Punkt in ein rotes Dreieck (bzw. grün/rotes Dreieck, wenn Sie nur stundenweise abgeben wollen). Zusätzlich erhalten die anderen Teilnehmer eine E-Mail, die sie informiert, dass Sie einen Dienst abgeben wollen. Zu diesem Zeitpunkt sind Sie aber immer noch verpflichtet, Ersatz zu finden: Solange Ihr Dienst als Dreieck dargestellt ist (Sie also noch keinen Abnehmer gefunden haben), sind Sie nicht von der Dienstpflicht befreit.

Wann weiß ich, dass ich von der Dienstpflicht befreit bin, nachdem ich meinen Dienst als ?Abgeben? markiert habe?
Sie sind erst dann von der Dienstpflicht befreit, wenn das Dreieck auf dem Dienstplan in einen gelben Kreis (bzw. halbgrün/halbgelb bei stundenweisem Abgeben) gewechselt hat. Dann hat nämlich ein anderer Ihren Dienst übernommen, und Sie erhalten zusätzlich eine Bestätigungsmail.

Wie übernehme ich einen Dienst, der als ?Abgeben? markiert wurde?
Klicken Sie auf den entsprechenden Tag und wählen Sie ?Übernehmen?. Haben Sie einen ganzen Tag übernommen, erscheint unter Ihrem Namen nun ein gelber Kreis mit grünem Rand (bzw. mit halber Umrandung bei stundenweiser Übernahme). Sie sind nun dienstpflichtig für diesen Tag.

 
Warum soll ich einen Dienst übernehmen?
Neben persönlichen Gründen spricht die Art der Planung von doxbox® für die Dienstübernahme: Wenn Sie in dieser Periode mehr Dienste leisten, als Sie müssten (durch Dienstübernahmen), dann werden Sie in der nächsten Periode entsprechend weniger eingeplant.

Kann ich nicht weiterhin mit einem bestimmten Kollegen Dienste tauschen, ohne die Dienstplanbörse zu benutzen?
Sie können weiterhin untereinander Dienste tauschen, müssen dies aber über die Dienstplanbörse tun: Denn viele andere Teilnehmer und Drittpersonen sind von der Information, wer Dienst leistet, abhängig. Nur wenn Sie Dienste über die Dienstplanbörse tauschen, wird garantiert, dass alle wichtigen Stellen automatisch informiert sind. Auch wenn Sie, beispielsweise per Telefon, einen Abnehmer gefunden haben, müssen Sie Ihren Dienst in docbox® als ?Abgeben? markieren, und Ihr Kollege muss diesen übernehmen.
Falls Sie auf diese Weise tauschen, können Sie nach dem Klicken auf den abzugebenden Tag die Info-E-Mail an Ihre Kollegen im Fenster "Details zum ausgewählten Dienst" unterdrücken.

Muss ich, wenn ich einen geplanten Dienst abgegeben habe, darauf achten, selber wieder einen neuen zu übernehmen, damit ich nicht zuwenig Dienst leiste?
Nein. Der Ausgleich der Diensttage wird von docbox® automatisch erledigt. Bei der nächsten Planung wird Ihnen, um in obigem Beispiel zu bleiben, ein Tag mehr zugeteilt. Sie ersehen auch in der Statistik (unter ?Details Periode?), wieviele Dienste Sie abgegeben und übernommen haben.

Was passiert, wenn ich meinen Dienst in der Dienstplanbörse als ?Abgeben? markiert habe, ihn aber niemand übernommen hat?
Sie sind verpflichtet, Ersatz für schon geplante Dienste zu finden. Falls dies nicht möglich ist, müssen Sie den Dienst selber leisten.

docbox® und Sicherheit

 
Ich erhalte keine E-Mails von docbox®?
docbox® versendet automatisch E-Mails mit Informationen zum Dienstplan, zu erhaltenen Dokumenten über doctrans und Informationen von Ihrem Dienstkreis. Gewisse Spamfilter identifizieren die E-Mails von docbox® als Spam und filtern sie. Um die E-Mails von docbox® trotzdem zu erhalten, müssen Sie Ihrem Spamfilter einmal sagen, dass Sie diese E-Mails erhalten wollen. Für nähere Informationen dazu fragen Sie ihren jeweiligen E-Mail-Provider.

Was kann ich tun, um sicher mit docbox® zu arbeiten?
Vor dem Einloggen sollten Sie alle Browserfenster schließen und während der Benutzung von docbox® keine anderen Internetseiten aufrufen.

Verlassen Sie docbox immer über ?Abmelden? (links auf dem Bildschirm).

Speichern Sie Login ID und Passwörter nicht auf dem Computer, und schreiben Sie sie nie an einem zugänglichen Ort auf Papier auf.

Wechseln Sie das Passwort alle paar Monate.

Installieren Sie immer die aktuellen Sicherheitsupdates für Ihren Browser.

Achten Sie darauf, dass in der Statuszeile des Browsers ein Schloss angezeigt wird (das heißt: verschlüsselte Verbindung). Andernfalls sollten Sie die Internetverbindung kappen und sich nochmals einwählen.
Geben Sie nie telefonisch Ihr Passwort durch. Pro Preventa verlangt nie danach, vertrauen Sie deshalb niemandem, den Sie nicht kennen und der von Ihnen das Passwort erfragt!

Schützen Sie Ihren Computer gegen Viren, und stellen Sie sicher, dass die Antivirensoftware immer auf dem neuesten Stand ist.

Schützen Sie Ihren Computer gegen Angriffe von außen mit einer Firewall. Genauere Informationen erhalten Sie von Ihrem Hardware-Lieferanten.

Internet Explorer-Fehlermeldung: "Diese Seite kann nicht angezeigt werden" oder es werden Daten aus Eingabefenstern gelöscht, wenn auf "Anmelden" oder "Speichern" geklickt wird
Es handelt sich hierbei um Fehler im Internet Explorer. Microsoft hat diese Probleme unterdessen gelöst und im neuesten Sicherheitsupdate zur Verfügung gestellt.
Sie können es im Internet Explorer unter "Extras"/ "Updates" herunterladen. Folgen Sie den Aufforderungen auf dem Bildschirm. Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft Homepage.

Internet Explorer:  Sicherheitshinweis "Gemischter Inhalt"
Aus unerfindlichen Gründen hat Microsoft die Option "Diese Meldung nicht mehr anzeigen" bei diesem Hinweis vergessen. Sie können ihn aber wie folgt ausschalten:
Gehen Sie zu "Extras"/ "Internetoptionen" und wählen Sie "Sicherheit" an und klicken Sie "Stufe anpassen". Nun scrollen Sie in der Liste bis zum Punkt "Gemischte Inhalte". Wählen Sie "Akzeptieren" aus und bestätigen Sie mit "Speichern" und "O.k." alle Fenster, bis das Fenster "Internetoptionen" geschlossen ist.

Internet Explorer: Java Script Error beim Ausdruck von PDF-Files (Laufzeitfehler)
Achten Sie darauf, dass Sie den Druckbefehl von Acrobat und nicht den des Browsers verwenden.
Ein Problem kann der Script Debugger verursachen (im Microsoft Explorer), meistens kann das Problem wie folgt behoben werden: Internetoptionen - Erweitert - Scriptdebugging deaktivieren (anhaken) und Scriptfehler anzeigen (Haken entfernen).

Sie finden den Original-Artikel unter dem folgenden Link:
Klicken Sie hier: Link zu Google Groups Artikel

 
docbox® (und andere http-Seiten im Internet, wie zum Beispiel e-Banking) funktioniert nicht, wenn der HIN ASAS Client läuft.
Stellen Sie sicher, dass Sie keinen Proxy-Eintrag für den ASAS Client im Secure Proxy Ihres Browser haben:

Internet Explorer:
> Extras > Internetoptionen > Verbindungen > DFÜ- und VPN-Einstellungen oder LAN-Einstellungen > Einstellungen > Proxy-Server verwenden > Erweitert: Nur für HTTP benötigt es den Eintrag asas, Port: 8080; Secure, FTP, Gopher und Socks müssen leer, und "Für alle Protokolle denselben Server verwenden" muss deaktiviert sein. Klicken Sie auf > OK, bis alle Fenster der Internetoptionen geschlossen sind.

Netscape ab Version 6 / Mozilla:> Bearbeiten > Einstellungen > Erweitert > Proxies: Auch hier nur den HTTP-Proxy setzen: asas, Port: 8080; alle anderen Proxies müssen leer sein.

Für spezielle Proxy-Einstellungen im Zusammenhang mit Ihrem Netzwerk nehmen Sie bitte mit Ihrem Netzwerkadministrator Kontakt auf.

Sie finden den Original-Artikel unter dem folgenden Link:
Klicken Sie hier: Link zur HIN FAQ-Seite

Auf docbox® wird diskret Werbung platziert: Pharmafirmen und andere Ärztelieferanten nehmen die Gelegenheit wahr, für ihre Produkte und  Dienstleistungen zu werben. Warum Sie als Benutzer davon profitieren, sei hier kurz dargelegt:

Werbung erfolgt nur diskret und zu Ihrem Nutzen: Ihre Lieferanten nehmen die Gelegenheit wahr, Ihnen in docbox® ihre Produkte näher zu bringen. Damit kann Pro Preventa den Lizenzpreis für Ihren Dienstkreis tief halten, und Sie erhalten wichtige Informationen zu Produkten für die Arztpraxis. Die Werbung auf docbox® wird immer diskret platziert. Sie werden also nie in Ihrer Arbeit mit docbox® gestört. Und selbstverständlich werden Ihre Kontaktinformationen in docbox® an keine Werbepartner weitergegeben. In diesem Zusammenhang verweisen wir auch auf unsere Datenschutzerklärung.

docbox® ist einfach für Sie, aber komplex im Hintergrund
docbox® ist eine Internetplattform, die mit den modernsten Werkzeugen hergestellt wird: Die Oberfläche für den Benutzer ist zwar einfach und verständlich, dahinter verbirgt sich aber eine hochkomplexe Welt: Der Algorithmus zum Beispiel, der die Pläne berechnet wurde von unseren  Softwareingenieuren zu einem hochintelligenten Helfer weiterentwickelt, um Ihre Dienstwünsche besser erfüllen zu können. Und noch sind wir nicht zufrieden und wollen weiter an docbox® arbeiten. docbox® besitzt inzwischen viele weitere Funktionalitäten, die wir ständig verbessern. Dazu kommt, dass uns beim Hosting nur das Beste gut genug ist.

Der docbox®-Lizenzpreis ist unschlagbar günstig
Trotz den vielen Möglichkeiten und Funktionen ist der Lizenzpreis mit 2 bis 6 Euro pro Arzt und Monat unschlagbar günstig. Pro Preventa hat diesen Preis ganz bewusst niedrig gehalten, damit große und kleine Dienstkreise von docbox® profitieren können.